Burt K. Scanlan
El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet
Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
George R. Terry
El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Henry Fayol
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.





Elementos del concepto


Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantación.
Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
Importancia del Control
Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Pasos del proceso de control
Se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
  • Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.
Esto es importante por los siguientes motivos:

En primer lugar; las metas definidas en forma vaga, por ejemplo, "mejorar las habilidades de los empleados", estas son palabras huecas, mientras los gerentes no comiencen a especificar que quieren decir con mejorar, que pretenden hacer para alcanzar esas metas, y cuando.
Segundo; las metas enunciadas con exactitud, como por ejemplo "mejorar las habilidades de los empleados realizando seminarios semanales en nuestras instalaciones, durante los meses de febrero y marzo; se pueden medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad, que las palabras huecas.
Y por último; los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y métodos que se pueden usar para medir los resultados. Esta facilidad para comunicar metas y objetivos enunciados con exactitud resulta de suma importancia para el control, pues algunas personas suelen llenar los roles de la planificación, mientras que a otras se les asignan los roles de control.
  • Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control"
  • Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización. Por ejemplo; el dueño director de una franquicia podría ver que necesita más empleados en el mostrador para alcanzar la norma de espera de cinco minutos por clientes establecidos por McDonald's. Por su parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podrían involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad.
  • Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.


Principios del Control
1. Equilibrio. A cada grupo o delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente.
2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
6. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
7. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Etapas del Control
Establecimiento de estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, no son más que los objetivos definidos de la organización.


Tipos de estándares:
En cuanto al método
Estadísticos
Por apreciación
Técnicamente elaborados
Cuantitativos
Físicos
De costo
De capital
De ingreso
De programas
Cualitativos.
Evaluación de la actuación
Curvas de comportamiento
Perfiles


Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por lo tanto la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medición apropiadas, y fluida ya que debe estar en los canales adecuados de comunicación.
Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.


Corrección
La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar la desviaciones en relación con los estándares.
El tomar acción correctiva es una función de carácter ejecutivo, no obstante antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación.
Retroalimentación
Esta etapa es básica en el proceso de control, ya que a través del proceso de retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.


Implantación de un sistema de control


  • Antes de establecer un sistema de control se requiere:
  • Contar con objetivos y estándares que sean estables.
  • Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.
  • Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
  • Evaluar la efectividad de los controles: eliminando aquellos que no sirven, simplificándolos y combinándolos para perfeccionarlos.


Características del Control


El control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos y por ello debe reunir ciertas características para ser efectivo.
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia, la función de control no puede suplir una organización precaria.
Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, lo ideal es que las descubra antes de que se produzcan pues el control es será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.
Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas alas que van a ser dirigidos.
Las técnicas muy complicadas crean confusiones.
Ubicación estratégica. Es imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.

Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:
  • Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa.

Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
    • Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
    • Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
    • Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros.
    • Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.


  • Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
  • Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

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  • Técnicas para el control
  • Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar:
    • Contabilidad
    • Auditoria
    • Presupuestos
    • Reportes, informes
    • Formas
    • Archivos
    • Computarizados
    • Mecanizados
    • Gráficas y diagramas
    • Proceso, procedimientos, Gantt
    • Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha
    • Estudio de métodos, tiempos y movimientos
    • Métodos cuantitativos
    • Redes
    • Modelos matemáticos
    • Investigación de operaciones
    • Estadística
    • Cálculos probabilísticas

ejemplo de gráfica de Gantt:

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Control como un sistema de retroalimentación

El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energiza para retroalimentar información se compara el desempeño con un estándar e inicia la acción correctiva.

Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentación similar al que opera en el termostato común en un hogar. Este aspecto se puede ver con claridad al observar el proceso de retroalimentación en el control administrativo el la figura. Este sistema presenta el control en una forma mas compleja y realista que si se considera solamente como un asunto de fijación de estándares, medición del desempeño y corrección de desviaciones. Los administradores miden el desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después, para realizar las orrecciones necesarias deben desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en practica a fin de al desempeño deseado.


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CONTROL DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

El estado de indefensión empresa como un todo si debe e importantes propósitos de control debido a que para determinar los factores inmediatos de éxito o fracaso. NATURALEZA Y PROPÓSITO DEL CONTROL DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS Se utiliza el estado de ingresos para el control divisional o departamental. Dado aquí es un estado de todos los ingresos y gastos de un período de determinado. Al aplicar el control a divisiones o departamentos, se basa en la premisa de que todo el negocio tiene una utilidad y cada parte de la empresa debe contribuir a este propósito. LIMITACIONES DEL CONTROL DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS. La duplicación de registros contables los esfuerzos involucrados para asignar los muchos costos indirectos y el tiempo y esfuerzo requeridos para calcular las ventas intracompañía pueden hacer costoso este control si se lleva demasiado lejos.

LA SIGUIENTE APLICACIÓN ES UN EJEMPLO DE CONTROL PREVENTIVO EN LA ADMINISTRACIÓN, ESTÁ ENFOCADA A LA NUTRICIÓN. POR MEDIO DE ESTA APLICACIÓN NOSOTROS PODEMOS TENER UN CONTROL DE LAS KILOCALORÍAS CONSUMIDAS EN EL DESAYUNO.





Control De Pérdidas Y Ganancias.

Este control se basa en una técnica que es planeada para la adecuada medición de una división u otra parte de una organización, calculando en ella la utilidad o perdida que haya ocurrido en su totalidad proveniente del desempeño de esa entidad especifica.
La técnica comprende básicamente sobre dividir por cada departamento un control de perdidas o ganancias y que esta área de la organización deba contribuir al propósito de obtener las utilidades esperadas y que en cada uno de los departamentos se detalle los ingresos o egresos.
Esta técnica se realiza en grandes segmentos de una organización, ya que el trabajo para dicha técnica es muy tedioso, para una realización eficiente de esta técnica nos dice que mientras mas integrada y completa sean las unidades, mas exactos serán los recursos de ella.

Ejemplo: se puede mencionar que se de el caso de que una empresa no se pudiera aplicar esta técnica si es muy pequeña, ya que los costos son elevados, así como también las áreas y puestos administrativos no están bien definidos, pues generalmente los empleados hacen de todo un poco y no seria practico, ni redituable llevar a cabo este tipo de control.

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